Kayıt ve Konaklama Modülü

Bütünleşik Katılım, Otel Konaklama ve Transfer Otomasyon Modülü

Düzenlediğiniz etkinliğin bilimsel vizyonu, davet ettiğiniz uluslararası konuşmacılar ne kadar mükemmel olursa olsun; tüm bu süreç, konuklarınızın sizinle girdiği ilk bürokratik ve finansal muhataplık olan online kayıt aşamasından başlar. Karmakarışık, güvenliksiz formlar üzerinden banka hesap bilgileri yollamak, katılımcıdan e-posta ile manuel dekont talep etmek ve bu dekontların doğrulamasını arka planda muhasebe departmanıyla yapmaya kalkışmak, modern organizatörler için büyük bir eziyet ve itibar kaybıdır. Bizim sunmuş olduğumuz E-ticaret altyapısı kalitesindeki profesyonel sempozyum kayıt sistemleri, muhasebeden faturalandırmaya, oda blokajından yaka kartına kadar tüm bu ağır yükleri rafa kaldırmaktadır.

Kurduğumuz üst düzey güvenli sistemlerde katılımcı; kendi şahsi veya şirket (kurumsal fatura) profilini oluşturur, ihtiyacı olan hizmetleri (sadece kongre katılım bileti, belirli tarihler arası yarım pansiyon konaklama veya havalimanı VIP transferi) akıllı bir sepet mantığıyla seçer. Sistem otomatik olarak KDV, güncel kur ve indirimleri hesaplayarak oluşan bütçeyi dijital çağ hızında (Sanal POS ile) tahsil eder ve katılımcıya anında e-biletini, onay (konfirmasyon) mektubunu yollar.

Çok Katmanlı Bilet Tiplendirmesi ve Dinamik Fiyatlandırma

Büyük organizasyonlar yalnızca tek bir standart profili ağırlamaz. Katılımcı havuzları içerisinde; sadece dinleyici olarak gelenler, sunum yapacak akademisyenler, sponsor firma refakatçileri, uluslararası VIP konuklar, asistan doktorlar ve organizasyonu düzenleyen resmi dernek üyeleri bir arada bulunabilir. Biz asimetrik katılımcı gereksinimlerini tek merkezden yönetmek için en esnek kongre yazılımı altyapısını hazırladık.

• Dinamik Öğrenci/Asistan İndirimleri ve Otonom Belge Doğrulama: Bir üniversite mensubu, sisteme girip %50 indirimli "Öğrenci Kayıt" biletinden faydalanmak istediğinde, sistem ödeme ekranından önce onu durdurur. İndirim hakkını kanıtlaması için anlık olarak YÖK standartlarında veya kurumundan alınmış güncel "Öğrenci Belgesi"ni (PDF/JPEG formatında) yüklemeye mecbur bırakır. Belge yüklendikten sonra komitenin paneline onay bildirimi düşer. Evrak takibi tamamen dijitalleşir.
• Dönemsel Fiyat Geçişleri (Early Bird Modülü): Erken kayıt (early bird), geç kayıt ve yerinde kayıt gibi dönemsel fiyat geçişleri. Tarihi ve saati sisteme bir kez tanımlarsınız. Örneğin; "15 Kasım saat 23:59'da fiyatlar 100 Euro artacak" komutunu verdiğinizde, sistem saniyesi saniyesine fiyatları günceller. Sizi gece yarısı web sitesi güncelleme derdinden kurtarır.
• Ekstra Hizmet Sepet Modeli (Upselling): Ziyaretçi sadece katılım ücretini ödeyip sistemi terk etmez. İsterse Gala Yemeği bedelini, sosyal gezi turunu veya workshop giriş biletini de yan bir öğe olarak alışverişine taklit ederek dahil edebilir. Organizasyonun yan gelirleri muazzam ölçüde artar.

Kullanıcı Hesap Kontrolü, Faturalandırma ve Bireysel Arşiv

Modern sistemimizde katılım işlemi, basit bir Google Form doldurup cevapsız bırakma meselesi değildir. Katılımcı, kendisine ait şifreli hesap portalına ileriki aylarda (etkinliğe yakın tarihlerde) tekrar girebilir. Bu panel üzerinden daha önce yaptığı ödemenin e-fatura nüshasını görüntüleyebilir, organizasyon masasından gönderilen "Otel giriş saatleri" veya "Transfer detayları" gibi bilgilendirme mesajlarını okuyabilir, yaka kartında basılacak profil fotoğrafını kendisi güncelleyebilir. Kongre kurumsallığınız, adeta global bir rezervasyon sitesi hassasiyeti ve profesyonelliğiyle buluşur.