Bildiri Yönetim Sistemi Modülü

Liyakat, Veri Gizliliği ve Otonom Hız: Zirve Abstract Yönetim Süreçleri

Organizatör komitelerinin ve bilimsel kurulların aylar boyunca en fazla mesai harcaması gereken, bir o kadar da ağır akademik ve etik yükümlülük gerektiren operasyonların zirvesinde bildiri değerlendirme (abstract review) safhaları yatar. Türkiye'nin ve dünyanın dört bir yanından gelen yüzlerce bilimsel dosyanın manuel e-posta yöntemiyle incelenmesi, dosyaların Excel üzerinden hakemlere paylaştırılması, hangi çalışmanın hakemde puan beklediğini veya hangisinin yazardan acil revizyon (düzeltme) beklediğini aklınızda tutmanız olanaksız ve insan hatasına son derece açık bir felakettir. Geliştirdiğimiz yüksek teknolojili, hatasız online bildiri toplama altyapısı; tüm bu kaotik süreci kendi yapay zekasıyla domine eder ve sekreteryanın iş yükünü tamamen sıfırlayarak akademik organizasyonun prestijini kurtarır.

Özellikle tıp, mühendislik ve temel bilimler kongrelerinde platformumuz; sistemin merkezine hakli akademik eşitlik prensibini, yani evrensel Double Blind Peer-Review (Çift Kör Hakemlik) standartlarını yerleştirerek mutlak liyakat sistemini dijitalleştirir. Yazar, eserini kimin puanlayacağını bilmez; hakem ise okuduğu eserin kime ait olduğunu göremez. Her şey şeffaf ve bilimsel etiğe tam uygun ilerler.

Kör Hakemlik Zincirinin Kusursuz, Maskelenmiş İşleyişi

İster tam metin (full text), isterseniz sadece özet (abstract) olarak yollansın, altyapı sisteme işlenen makaleyi otomatik olarak parçalar ve güvence altına alır. Sistem üzerinden atanan hakem, çalışma masasında veya mobilde bu makaleyi incelemeye çağırdığında; çalışmayı hangi yazarın eklediğini, çalışmanın hangi rakip üniversiteden veya kurumdan geldiğini kesinlikle göremez. O sırada otonom filigran maskeleme kalkanı devrededir ve tüm kimlik/iletişim bilgilerini sansürler.

• Revizyon Trafik Ağı ve Otonom Uyarılar: Klasik süreçte sekreterya haftalarca aracı olur. Oysa bizim kongre yazılımı sistemimizde sekreterya tamamen aradan çıkar! Bir hakem, "Makalenin 3. paragrafındaki metodoloji yetersiz, kaynakça formatı değiştirilmeli" talimatını sistem üzerinden not girdiğinde, bu komut anında doğrudan yazara (sekreteryayı hiç yormadan) resmi bir uyarı e-postası ile iletilir. Yazar, paneline girip düzeltilmiş yeni dosya formatını eklediği saniye, onay süreci tekrar uyanır ve hakeme "Yazar düzeltmeyi yaptı, tekrar kontrol edin" maili düşer. Tüm bu karmaşık iletişim olay döngüsü adeta kendi kendini sürdürür.
• Matematiksel Form Puanlama Şablonları: Hakemlere mail üzerinden boş yorum yazacakları word dosyaları yollamıyoruz. Kongre yönetiminin belirlediği kıstaslar bazında, 1'den 10'a kadar puanlanabilen dijital formlar atarız. (Örn: Giriş kısmı ve Özgünlük: 20 Puan üzerinden, Materyal Metot: 30 Puan üzerinden, Sonuç ve Kaynakça: 10 Puan üzerinden). Hakem radyoları işaretler ve sistem nihai sonucu otomatik olarak hesaplayarak komiteye ortalama bir kabul/ret skoru sunar.
• Akıllı Hakem Atama Modülü: Yüzlerce bildiri geldiğinde, bunları konularına (örn: Kardiyoloji, Nöroloji, Pediatri) göre filtreleyip, sadece o uzmanlık alanında görevli hakemlere tek tuşla, eşit sayıda otomatik olarak paylaştırabilirsiniz.

Kusursuz Alarm ve Görsel Denetim Ağı (Dashboard)

Kongre başkanı ve bilimsel sekreterya tarafında hiçbir şey karanlıkta, kör noktada kalmaz. Yöneticiler için hazırladığımız vizyoner masaüstü dökümlerle; sistem size anlık durum bildirir. Değerlendirme yapması için verilen "10 günlük" bekleme süresi geçen ve hala okuma yapmayan hakemlerin bulunduğu dosyalar sistemde kırmızı renk kodlarıyla alarm verir. Reddedilenler gri, veya Sözlü (Oral) yahut E-Poster konseptinde onaylanarak takvime girme hakkı kazanmış materyaller yemyeşil, ferahlatıcı bloklar halinde size güven verir. Komitenizin bu üst düzey otomasyon sayesinde organizasyonun bürokrasisine değil, sadece organizasyonun bilime katacağı vizyoner yola odaklanma özgürlüğü artacaktır.