Kongre Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken 10 Kritik Kriter

Binlerce katılımcısı olan bir tıp kongresi organize ediyorsanız hataya yer yoktur. Bildiri toplama (Abstract) sürecinden sanal POS entegrasyonuna kadar PCO'ların yazılım seçerken göz ardı etmemesi gereken özellikleri derledik.

Kongre organizasyonu (PCO - Professional Congress Organizer) başlı başına devasa bir operasyondur. Katılımcıların otel rezervasyonlarından uçak transferlerine, bilimsel programın çakışmadan planlanmasından akademisyenlerin bildirilerinin toplanıp hakem heyetlerine (double-blind) sunulmasına kadar yüzlerce farklı değişkeni aynı anda, kusursuz bir şekilde yönetmeniz gerekir.

1. Uçtan Uca Entegre (All-in-One) Bir Sistem Olmalı

Pek çok organizatörün yaptığı en büyük hata, kayıt ve konaklama için ayrı, bildiri (abstract) yönetimi için ayrı, mobil uygulama için ayrı sistemler kullanmaktır. Bu durum verilerin parçalanmasına (silo etkisi) ve Excel dosyaları arasında kopyala-yapıştır yaparken ölümcül hataların ortaya çıkmasına neden olur. İyi bir kongre yazılımı tüm bu modülleri tek bir veritabanı üzerinde entegre olarak sunmalıdır.

2. Güçlü Bildiri (Abstract) Yönetimi ve Hakem Atama

Özellikle tıp kongrelerinde bilimsel değer her şeydir. Bildirilerin toplanması sırasında sistemin;

• Kelime ve karakter sınırlamalarını (Title, Background, Method, Result, Conclusion vb.) otomatik kontrol etmesi,
• Tablo ve grafik yüklemelerine izin vermesi,
• Hakem heyetlerine çift kör (double-blind review) atama yapabilmesi,
• Kabul/red durumlarına göre yazarlara otomatik revizyon mailleri atması gerekir.

3. Çoklu Kur ve Sanal POS Desteği

Uluslararası bir kongre yapıyorsanız, Türk katılımcılardan TL, yabancı katılımcılardan EUR veya USD tahsil etmeniz gerekebilir. Kullanacağınız yazılım farklı kurlarda farklı kayıt tipleri (Erken Kayıt, Geç Kayıt, Asistan, Uzman) tanımlayabilmeli ve bu ödemeleri 3D Secure sanal POS entegrasyonu ile (PayTR, Iyzico, iPara veya banka POS'ları) doğrudan kendi hesabınıza geçirebilmelidir.

Sonuç: Teknolojiyi Avantaja Çevirin

Teknoloji artık kongre sektöründe bir lüks değil, zorunluluktur. Doğru altyapıya yatırım yaptığınızda operasyonel yükünüz %70 oranında azalır. Ekibiniz evrak işleriyle boğuşmak yerine kongrenin kalitesini ve sponsorluk gelirlerini artırmaya odaklanabilir. Kongre Yazılımı olarak tüm bu ihtiyaçları tek platformda birleştirerek PCO'ların en büyük gücü olmayı hedefliyoruz.